1. ÁMBITO DE APLICACIÓN: Conforme a lo estipulado en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones complementarias; esta política será aplicada por MO BUSINESS GROUP respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
Esta política es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas y MO BUSINESS GROUP tratara los datos conforme a lo estipulado en la ley; en caso de alguna anomalía o hacer querer valer sus derechos nos puede contactar en el correo electrónico info@mocomunicaciones.com
2. DEFINICIONES. Para la ejecución de esta política y de conformidad con la Ley, se aplicarán las siguientes definiciones:
- Datos: Información concreta sobre un hecho, que permite estudiarlo, analizarlo o conocerlo
- Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es el proceso de recopilar información sin procesar y transformarlo en una forma utilizable; esto se hace a través de una secuencia de operaciones.
- Ley: Regla o norma establecida por una autoridad superior para regular, de acuerdo con la justicia, algún aspecto de las relaciones sociales.
- Usar: Hacer servir una cosa para un fin determinado
- Suministrar: Proporcionar o poner al alcance de una persona o cosa algo que necesita.
- Dato Semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales
- Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
- Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular
- Información Digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
3. PRINCIPIOS: El tratamiento de datos personales en MO BUSINESS GROUP se regirá por los siguientes principios:
- Confidencialidad: Garantía de que la información personal será protegida para que no sea divulgada sin consentimiento de la persona.
- Libertad: Facultad y derecho de las personas para elegir de manera responsable su propia forma de actuar dentro de una sociedad
- Seguridad: Sensación de total confianza que se tiene en algo o alguien
- Veracidad: Hábito de decir siempre la verdad; la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
- Transparencia: dar información clara, comprensible, sin adornos innecesarios que puedan generar duda
- Finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y constitucionales que regulan la materia. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva
4. DESTINATARIOS. Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de MO BUSINESS GROUP, considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales.
La política está dirigida a que la ciudadanía en general tenga a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a MO BUSINESS GROUP cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales
5. FINALIDAD:MO BUSINESS GROUP podrá hacer uso de los datos personales en lo siguiente:
- Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores
- Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos
- Evaluar la calidad del servicio
- Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por MO BUSINESS GROUP y/o por terceras personas que represente.
- Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral
- Soportar procesos de auditoría interna o externa
- Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de MO BUSINESS GROUP
- Suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de MO COMUNICAICONES ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:
- A conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
- A acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
- A solicitar copia de la autorización de tratamiento de datos personales
- A ser informado respecto del uso del dato personal
- A revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
PARÁGRAFO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
7. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: MO BUSINESS GROUP como responsable del Tratamiento de datos personas, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
- Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
8. ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
- Tratamiento de la información: Todos los miembros de la Entidad, al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.
- Uso de la información: La información de carácter personal contenida en las bases de datos debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en la presente política. En caso de que algún área identifique nuevos usos diferentes a los descritos en la presente política de tratamiento de datos personales, deberá informar al Oficial de Protección de Datos Personales, quien evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en la presente política.
- Almacenamiento de la información: El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.
- Destrucción: La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción. La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.
9. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, MO BUSINESS GROUP solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.
10. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PQRSF: Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de MO BUSINESS GROUP para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas info@mocomunicaciones.com
PARÁGRAFO: La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado.
10. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS: Las Bases de Datos de MO BUSINESS GROUP tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a la Entidad.
11. ENTRADA EN VIGENCIA: La presente política de Datos Personales entra en vigencia a partir de enero de 2023. Cualquier cambio que se presente respecto de la política, se informara a través del correo electrónico info@mocomunicaciones.com
